O QUE É E O QUE FAZ?

Você sabe o que McDonald’s, Coca-Cola e Nike têm em comum, além do faturamento bilionário e a liderança soberana em seu segmento? Pois é: o BPO. Continue lendo que você vai entender o que significam essas 3 letrinhas e como elas podem ser aplicadas para revolucionar seu negócio!

Mas, afinal, o que é BPO no mundo dos negócios?

O mercado atual é marcado pela concorrência extrema, constante fluxo de novos entrantes, formação de um público mais bem informado, além de um processo de “padronização” entre os produtos oferecidos por organizações rivais (fruto do acesso à informação e a tecnologias de ponta). Esse voraz “canibalismo” mercadológico impõe às empresas flexibilidade, capacidade permanente de se reinventar e responder com rapidez às mudanças de mercado. E é nessa dinâmica de transformação constante da estrutura dos negócios que surgiu o termo BPO.

BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing ou em bom português: Terceirização de Processos de Negócios. Trata-se de uma espécie de “terceirização” de todos os processos internos não ligados diretamente ao core business da organização. Mencionamos “espécie”, por que há diferenças crucias entre uma simples terceirização e um BPO. Entretanto, para efeitos didáticos, podemos entender o que é BPO como a entrega de diversos procedimentos da empresa a um profissional ou escritório especializados em processos internos, ligados aos mais variados departamentos.

 

Qual a diferença entre BPO e terceirização?

A implementação de um Business Process Outsourcing – BPO, envolve uma análise profunda de todos os processos da empresa, sua infraestrutura e procedimentos internos, desenvolvendo uma remodelação completa da estrutura organizacional. Isso se faz por meio da adoção de novas tecnologias e transferência das funções internas a uma empresa ou profissional especializado em “atividades-meio”, melhorando o desempenho e a qualidade dos produtos e serviços prestados.

Por que uma empresa faz um BPO?

Quem olha para todos os pontos não enxerga detalhe algum. Esse é o princípio que norteia o BPO. Não é possível a uma empresa desviar seu foco com elaboração de treinamentos, organização de recrutamento e seleção, gestão de estoques, integração do setor de compras com o departamento financeiro, desenvolvimento de logística de distribuição, TI, departamento jurídico, etc. Uma empresa que faça tudo isso sozinha tende a reduzir seu SLA (nível de serviço), o que certamente resultará em perda de mercado e impactos negativos no faturamento.

O mercado exige excelência no produto ou serviço entregue ao consumidor e isso só pode ser atingido por meio de dedicação exclusiva. É para isso que hoje existe o BPO.

 

Como deve ser implantado em uma empresa

A implantação do BPO está diretamente ligada à automatização de processos em sua organização. Assim, as empresas que já estão providas de soluções automatizadas baseadas em TI (ERP, CRM, BI, soluções fiscais, etc.), certamente terão maior facilidade no processo de outsourcing. De qualquer forma, em linhas gerais, os mais importantes especialistas do mercado em Business Process Outsourcing – BPO recomendam as seguintes etapas a serem seguidas para implementar esse modelo de gestão:

 

  1. Mapear a organização;
  2. Entender quais são os processos terceirizáveis;
  3. Identificar os líderes do mercado em fornecimento de BPO;
  4. Conquistar o comprometimento da empresa como um todo;
  5. Definir os níveis de serviço esperados (SLAs);
  6. Estabelecer monitoramento constante dos resultados alcançados com o BPO, em um constante processo de melhoria.

Quais os benefícios que esse modelo de gestão traria à minha empresa?

  • Redução de custos. Acredite: as despesas com o outsourcing serão menores – na ponta do lápis – do que o gasto total com a organização de todos os processos internos da empresa (só a TI exige investimentos extremamente volumosos!). Muito custo e pouco foco geram prejuízo. O BPO é capaz de reduzir essas despesas operacionais.
  • Aumento da produtividade. Menos processos manuais, mais profissionais livres para focarem no que a empresa faz de melhor significa aumento imediato de produtividade. Estamos falando em aumento de faturamento, maior poder de fidelização de clientes e maior espaço no setor. Tudo isso por meio da remodelação dos processos internos.
  • Liberação de pessoal para se concentrar nos processos-chaves na organização. O aumento da produção global na empresa, fruto do item anterior, implica a possibilidade de angariar mais recursos para serem direcionados no crescimento da organização. O ROI de um BPO, em alguns casos, beira os 200%.
  • Aumento da flexibilidade interna. Uma empresa mais enxuta é uma empresa mais preparada para responder com rapidez às novas demandas do mercado. Imprescindível.
  • Mais tecnologia de ponta à sua organização. Existem hoje no mercado, por exemplo, poderosas soluções fiscais (integráveis ao ERP da empresa), capazes de automatizarem procedimentos de escrituração contábil e fiscal, além de proverem atualizações da legislação tributária de forma automática (seguida da sua respectiva inserção na dinâmica dos sistemas de registros). Isso representa menos profissionais se preocupando com alterações normativas, mais eficiência na prestação de contas ao Fisco e menos risco de incorrer em sanções tributárias. A simples aquisição de alguns desses sistemas já representa uma espécie de “BPO eletrônico” de seu departamento contábil ou tributário. Vale a pena pensar mais sobre o assunto.

Mas não é só isso não…

Qualquer profissional com conhecimento em empreendedorismo e/ou administração de empresas, e mais precisamente os contadores que são profissionais que estão diretamente ligados às empresas/clientes, sobretudo pela sua formação, sabe que o Departamento Financeiro das empresas sempre foram e, ainda continuam sendo, especialmente para àquelas que precisam de processos estruturados. Tanto isso é verdade que quase 60% das causas de mortalidade das empresas estão associados a esta área financeira segundo pesquisa anual do Sebrae.

O Tema de Finanças se torna mais problemático se levarmos em conta que nem todos os empreendedores estão preparados para as finanças, ou ainda que, é uma área que acaba sendo deixada de lado em momentos de crescimento, onde o foco é a operação.

Mas isso pode ser mudado caso o empreendedor opte por delegar essa função para um BPO Financeiro. Esse tipo de atitude tem o poder de deixar as empresas mais ágeis, produtivas e escaláveis com a adoção de boas práticas de gestão financeira.

Vamos ver neste artigo o que é, e como você poderá aproveitar do BPO para terceirizar o departamento financeiro da sua empresa e ter sucesso.

1. BPO – Onde se aplica

Agora que você já sabe o que é BPO e suas múltiplas vantagens, vamos ver agora onde ela se aplica.

As atividades delegadas em BPO Financeiro são aquelas desempenhadas pelo Departamento Financeiro, tais como:

  • Contas a pagar;
  • Contas a receber;
  • Fluxo de Caixa, e;
  • Faturamento.

Mas é bom deixar claro que BPO não é só isso. Envolve uma séria de outros fatores de extrema importância para o empresário ou empresa.

A ideia é que no BPO Financeiro a atividade passe a ser realizada por um especialista, aumentando a produtividade da empresa, trabalhando com as boas práticas do mercado e principalmente reduzindo os custos trabalhistas e problemas de gestão de funcionários, como faltas, férias e absenteísmo para o desempenho desta função.

Assim é esperado que a Empresa, seja qual for o seu tamanho, seja beneficiada por um grande suporte na Gestão Financeira, e isso se torne importante para a sobrevivência do seu negócio.

Além disso terceirização desta área pode valer a pena do ponto de vista financeiro para o contratante, pois as despesas fixas se transformarão em variáveis, além de poder aumentar o atendimento conforme o aumento do volume de transações.

Existem benefícios ainda maiores se o executor do BPO ou da terceirização for o mesmo fornecedor das atividades contábeis. A integração entre essas tarefas, financeiro e contabilidade, são importantes para operar com produtividade e isso irá se traduzir em menor custo.

É importante mencionar que um BPO não é uma Consultoria. Na Consultoria há um aconselhamento para a solução de um determinado problema, já no BPO a solução passa pela execução direta de processos e procedimentos e a adoção de boas práticas de gestão. Vale a pena saber mais sobre o tema para sua empresa.

 

2. Quais as atividades Financeiras podem ser terceirizadas em sua PME

Todas as atividades de sua Empresa podem ser terceirizadas em um BPO especialista, contudo, as mais comuns são:

  • Conciliação Bancária:análise de saldos bancários, registros de entradas e saídas;
  • Elaboração do Fluxo de Caixa:atualização da posição futura de contas e gestão das provisões de desembolsos;
  • Contas a Pagar: administração de pagamento a fornecedores, folha de pagamento de funcionários e gestão de contas de consumo;
  • Contas a Receber:atualização de recebimentos, manutenção do fluxo de cobrança e controle de recebíveis;
  • Gestão de Indicadores:construção de indicadores de desempenho financeiro;
  • Análise de Crédito:extração de posição negativa em órgão de crédito e avaliação de crédito para a realização de negócios;
  • Emissão de Documentos Fiscaisfaturamento de vendas e contratos, emissão de boletos bancários e confirmação de recebimento de documentos;
  • Organização Administrativa ou Compliance: Comply, em inglês, significa “agir em sintonia com as regras”, o que já explica um pouquinho do termo.Compliance, em termos didáticos, significa estar absolutamente em linha com normas, controles internos e externos, além de todas as políticas e diretrizes estabelecidas para o seu negócio. É a atividade de assegurar que a empresa está cumprindo à risca todas as imposições dos órgãos de regulamentação, dentro de todos os padrões exigidos de seu segmento. E isso vale para as esferas trabalhista, fiscal, contábil, financeira, ambiental, jurídica, previdenciária, ética, etc.

 

A lista não se limita a estes itens e pode ir até Controladoria e Orçamento Empresarial, embora essas atividades são mais comuns realizadas de forma internas nas empresas, devido a sua interação com a execução do Planejamento Estratégico.

 

3. Benefícios de Terceirizar sua Área Financeira

A Terceirização das Atividades do Departamento Financeiro permite que o Empreendedor foque todos os seus esforços e os de sua equipe no negócio e nas áreas chave da empresa, sem se preocupar tanto com as atividades de uma área não fim, mas que precisa de processos estabelecidos.

Assim, a dedicação do empreendedor no financeiro é qualificada, já que sua atenção estará voltada para a análise e decisão de negócio, e não a execução de processos.

Além disto, um BPO Financeiro poderá proporcionar ao empreendedor:

  • Permitir que ele adote boas práticas e processos estruturados desde o início da empresa sem precisar contratar um funcionário expert;
  • Essas boas práticas possibilitarão controlar os vencimentos financeiros e os recebimentos de vendas, liberando rapidamente recursos para giro;
  • Reduzir a inadimplência simplesmente por ter um processo estabelecido de cobrança;
  • Melhorar o Ambiente de Controle e de Governança pela a existência de áreas executoras e aprovadoras;
  • Reduzir custos trabalhistas com áreas não core da empresa e possibilitar aumentar o atendimento desta área conforme o crescimento da empresa;
  • Reduzir a preocupação com o processo de contratação e de gestão de pessoas, além de liberar pessoal chave na organização.

 

Bem, nem tudo são flores dentro do BPO, é claro.

As desvantagens deste serviço é que por mais que seja flexível, há sempre um procedimento padrão que pode não ser adequado em um determinado momento na empresa.

Por mais que você seja atendido por um especialista, ele pode não dominar completamente o negócio da empresa e por isso é preciso estabelecer uma excelente comunicação com o parceiro de negócio.

 

4. Quais Empresas podem se beneficiar por um BPO Financeiro

Existe uma ideia no mercado que um BPO Financeiro somente serve para empresas Médias ou Grandes. Mas isso é uma interpretação totalmente equivocada. Vejamos:

Os benefícios de terceirizar as atividades do departamento financeiro servem para empresas de qualquer tamanho. As empresas pequenas, em atividades iniciais e startups podem se beneficiar muito mais da terceirização do que uma grande empresa. Vamos ver mais:

 

A – Para Pequenas Empresas que estão Iniciando um Negócio

Nesta fase a dedicação dos sócios é essencial para que o negócio se desenvolva e crie maturidade no mercado. Dedicar um sócio para a área financeira pode ser um grande desperdício de recurso, já que este representa o “funcionário mais dedicado” que existe.

 

É claro que as finanças não podem ser descuidadas, por isso um BPO irá encaixar como “uma luva” na necessidade operacional da empresa, podendo ser adotado em formato part-time.

B – Para Empresários que estão crescendo

No momento de crescer é necessário ter todo o pessoal chave da empresa gerando negócios, focados e executando a estratégia. Com o BPO Financeiro o empresário pode fazer isso sem perder a qualidade do suporte a este departamento.

Além disto, é neste momento que sua capacidade de investimento no negócio é provada com uma redução no Capital de Giro da Empresa. Contar com uma equipe especializada poderá ser essencial para o momento. Isso tudo sem necessitar se preocupar com a Gestão de Pessoas e cuidar do absenteísmo de funcionários que poderá prejudicar os negócios.

 

C – Para Startups que precisam escalar

Aqui fica mais evidente esses benefícios.

Essas empresas precisam ser enxutas, ter todo o seu foco na operação e melhoria, ter como escalar sem se preocupar com a capacidade produtiva.

Além disso, o Parceiro pode auxiliar na escolha das melhores ferramentas para automatizar todo o processo.

Se você atua em um startup, pense nestes benefícios.

Está vendo?!

Não são somente as médias e grandes empresas que se beneficiaram por contratar uma Empresa para terceirizar as atividades operacionais Financeiras. Você também pode.

 

5. Como a Zannix Brasil pode ajudá-lo nos desafios financeiros de sua empresa

 

A produtividade é uma palavra de ordem para a redução de custos de qualquer operação. Uma das grandes questões para o seu aumento em uma operação de contabilidade é cuidar da informação que vem do processo financeiro.

A Zannix Brasil é hoje a única empresa no segmento que possui um BPO Financeiro para os seus clientes e não clientes, e realizando as Atividades de Finanças da Empresa e as Atividades Fiscais e Contábeis, é possível ganhar escala com essa sinergia de processos.

Todos esses benefícios de redução de custos são repassados aos nossos clientes, reduzindo custos e riscos e aumentando a eficiência.

Além disso, cuidamos muito das regras de Compliance, fazendo com que a atividade seja realizada por equipes distintas, mas com regras claras de processo. Além disso, adotamos um sistema ERP nas nuvens para que a empresa tenha sempre informações atualizadas.

Entre em contato com a Zannix Brasil clicando aqui e peça uma apresentação dos serviços combinados de Gestão Contábil e Financeira.

 

Conclusão

A área Financeira é uma área crítica para o sucesso das empresa e por isso precisa de processos estabelecidos. Por outro lado, PMEs ou Startups precisam focar todos os esforços e pessoas chave na operação para que possa crescer e escalar a operação.

Uma solução para isso é contar com um BPO e terceirizar as atividades do Departamento Financeiro da Empresa, colhendo amplos benefícios. Se aproveitar a Sinergia entre as Atividades Financeiras e Contábeis, os benefícios de redução de custos podem ser ainda maiores.

Entendeu o que é BPO?

Quer saber como implementá-lo em sua empresa? Entre em contato conosco. Nós podemos te ajudar a diagnosticar quais as soluções recomendadas para dar mais dinamismo ao seu negócio!

 

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