DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS OU SIMPLESMENTE GED

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital. Este processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.

Arquivamento ou Guarda de Documento em Galpão

Seja você uma empresa ou uma pessoa física, provavelmente sabe que alguns tipos de documentos devem ser armazenados durante um certo tempo por questões legais.

Normalmente, o prazo mais comum para se armazenar os documentos de dívidas é de 5 anos, conforme o Código Civil. No entanto, há alguns tipos que devem ser mantidos por mais tempo, como por exemplo os de imóvel financiado. Veja, segundo o PROCON, os prazos dos principais tipos de documentos com os quais pessoas físicas e jurídicas lidam hoje em dia:

Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais, devem ser conservadas por cinco anos.

Declarações de quitação e pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 anos

Documentos de consórcio devem ser guardados até o encerramento das operações financeiras do grupo.

Propostas de seguro, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por um ano após o fim da vigência.

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Proposta e contrato de convênio médico deve ser guardada por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos, no mínimo, 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.

Mensalidade escolar, cursos livres e cartão de crédito devem ser guardados pelo período de cinco anos.

Contrato e declaração de aluguel deve ser guardado pelo locatário até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência.

Documentos de compra de imóvel deve ser guardados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura, tanto proposta e contrato quanto todos os comprovantes de pagamento.

Notas fiscais (de produtos e serviços duráveis) e certificados de garantia, devem ser guardados pelo prazo de vida útil do produto/serviço, mesmo após o término da garantia contratual.

Contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

Ocorre que a ocupação de espaços que poderiam estar sendo aproveitados para receber clientes ou armazenar itens do dia a dia, por exemplo, quase sempre são ocupados por pilhas de papéis totalmente desorganizados, desprotegidos e sem qualquer controle gerencial ou cronograma de validade, estimulando a proliferação de insetos e roedores, sem contar a degradação dos arquivos e documentos, pois normalmente o ambiente de armazenamento não é feito especialmente para isso, e, pior, na maioria das vezes é humanamente impossível se manter lá dentro por muito tempo, dada a sensação de mal estar provocada pelo cheiro forte de mofo e a contaminação por fezes e urinas de animais adeptos desses ambientes.

Para quem é indicada essa comodidade e tecnologia

Empresas que possuem documentos que precisam ser consultados e administrados de forma rápida e organizada. Exemplo de empresas que podem ser atendidas:

  • Hospitais e Clínicas;
  • Escritórios de Advocacia, Contabilidade;
  • Cartórios e autarquias públicas;
  • Agências de Turismo e Publicidade;
  • Lojas Atacadistas, Distribuidoras e e-Commerce;
  • Postos de Combustíveis, Grandes e Pequenos Supermercados;
  • Bancos e Financeiras;
  • Shoppings e Shoppings Centers;
  • Construtoras, Imobiliárias e Incorporadoras;
  • Administradoras de Condomínios e Transportadoras;
  • Prefeituras, Estados e União;
  • Entre outros.

Benefícios e Vantagens

A digitalização de documentos, assim como sua guarda ou arquivamento em local apropriado sob a responsabilidade de empresas e profissionais especializados neste segmento, gera inúmeros benefícios para às empresas. Exemplo:

  • Gestão 100% em nuvem;
  • Visualização e impressão de arquivos pdf;
  • Módulo de Workflow;
  • Módulo de Assinatura Digital;
  • Controle de acesso por Usuário (Filial, Departamento, Tipo Documental);
  • Produz Relatórios Gerenciais;
  • Gerencia Protocolos de Entrega e Devolução no Galpão\Empresa;
  • Mensagem Automática de e-mail (Cadastro de usuário, Reset de senha, Solicitação e Atendimento);
  • Históricos de Solicitação e Devolução;
  • Mensagem de envio via sistema para usuários;
  • MGD – Manual de Gestão Documental (Criação de um manual e das temporalidades);
  • Gestão Documental (Criação dos Tipos, Subitem, Adicionais e customizados);
  • Sistema de protocolo documental integrado com Workflow;
  • Checklist automático de documentos desatualizados e pendentes;
  • Ganho de produtividade;
  • Redução de custos com cópias;
  • Disponibilização dos documentos online;
  • Eliminação de papéis e ganho de espaço tempo e dinheiro;
  • Armazenamento dos documentos de forma segura;
  • 100% incorporado ao sistema, eliminando trabalho duplicado;
  • Obtenção de vantagem sustentável;
  • Acesso restrito aos documentos;
  • Repositório de Documentos e Registros excluídos com possibilidade de Recuperação por 60 dias;
  • Gerenciamento simultâneo dos documentos eletrônicos, físicos Galpão Gerenciar e físicos CEDOC;
  • Módulo Fiscal (Manifesto, Captura automática da NFe (Xml e pdf), indexação automático (Nfe, Boleto e Comprovante);
  • APP – Com função de digitalização e consulta, (em desenvolvimento);
  • Módulo Gestor DP/DOSSIÊ, controle de documentos recorrente e faltantes;
  • Migrador de dados externos;
  • Emissão de Etiqueta com código de barra;
  • Gera etiqueta (rótulo de identificação) de acondicionamentos;
  • Integração com as multifuncionais e escâneres da rede;
  • Rotina de Backup;
  • Os documentos para digitalização e armazenamento são recolhidos pela nossa empresa;
  • Microfilmagem Eletrônica;
  • Destruição Segura e Ecologicamente correta;
  • Consultoria Personalizada;
  • Localização Instantânea.

Conclusão

Como acabamos de ler, se você é do time que busca constantemente a otimização dos processos internos da empresa, recorrer ao serviço de digitalização e guarda de documentos é um caminho inevitável. Para garantir que tudo seja feito da forma correta, conte com os serviços da Zannix Brasil, única empresa em Sergipe especializada nesse segmento.

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