TERCEIRIZAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO

 

Conheça as vantagens e as desvantagens

As empresas pequenas ou em momento de crescimento costumam passar por algumas dificuldades para se adaptar as normas regimentais da legislação que a rege. Além de lutarem para se manter no mercado, elas necessitam de serviços internos que deem suporte a esse crescimento. Uma questão que surge nesse momento é a terceirização do Departamento de Recursos Humanos, também conhecido como RH, que por sinal, é um dos principais setores dentro de qualquer organização empresarial. Logo, para que o progresso da empresa tenha sucesso, é preciso que estejam claras as vantagens e desvantagens da terceirização de alguns departamentos.

Pela nossa experiência, sabemos que alguns gestores se questionam se a terceirização é a melhor decisão. É verdade que um setor de Recursos Humanos próprio e bem-estruturado costuma ser mais vantajoso, mas há vários contextos em que a terceirização, seja parcial ou não, é uma opção a ser pensada, dada a sua eficiente. Não queremos que você escolha a terceirização simplesmente por escolher, queremos lhes mostrar as vantagens e desvantagens. Vejamos:

Vantagens da terceirização do RH

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Gestão Controlada das Despesas

Começar a desenvolver o Departamento de Recursos Humanos de sua empresa do zero requer bastante atenção, conhecimento e investimento — que, nem sempre, estão acessíveis a princípio. Logo, para que os resultados sejam atrativos, você deve saber como realizar esse trabalho com eficiência e retorno certo.

Ao terceirizar seu DRH, você poderá fixar melhor suas despesas de RH, já sabendo que a empresa contratada pode usar o orçamento disponível com resultado maior e mais eficiente.

A Zannix Brasil possui expertise e legislação de pessoal e de atendimento, combinando o elevado nível de consultoria, com tecnologia, inovação, metodologia e excelência na entrega produção de sua folha de pagamento.

Existem inúmeros benefícios de ter uma empresa especializada em Terceirização de Folha de Pagamento, como Gestão de Benefícios, Controle de Ponto e Consultoria Trabalhista. Exemplo:

– Profissionais especializados em Folha de Pagamento e Encargos;

– Profissionais especializados em e-Social;

– Profissionais especializados em Gestão de Benefícios e PAT;

– Orientação referente a legislação trabalhista o que tende a evitar processos trabalhistas;

– Redução de custos;

– Minimização de erros;

– Controle e redução de reclamações dos clientes referente ao DPH.

O Serviço será feito por quem é especializado

A terceirização do Departamento de Recursos Humanos – DRH, também significa que os profissionais contratados terão capacidade garantida. O padrão de qualidade do serviço pode ser assegurado no momento da contratação, evitando que você tenha problemas de desempenho. Após um pequeno período de adaptação ao novo ambiente, o time terceirizado será tão produtivo quanto uma equipe própria e consolidada.

O que será feito na terceirização da Folha de Pagamento:

 – Elaborações de Folhas de Pagamento e Adiantamento;

– Emissões de Demonstrativos de Pagamentos;

– Elaboração e emissão dos Encargos Sociais – INSS, FGTS, IRRF, Contribuições Sindicais e outros;

– Elaboração e emissão dos avisos e recibos de férias;

– Controle de Ponto;

– Apuração de Ponto;

– Rescisões de Contratos de Trabalho;

– Acompanhamentos dos exames médicos e afastamentos;

– Execução completa do e-Social;

– Processamentos das admissões dos colaboradores;

– Anotações nas carteiras de trabalho (encaminhamento de etiquetas) e cadastramento no PIS;

– Gerenciamento e alterações cadastrais – Ficha de Registro Eletrônica;

– Elaboração de folha do 13º Salário;

– Acompanhamento das convenções coletivas e cálculos de reajuste salarial;

– Elaboração e entrega dos relatórios DIRF e RAIS.

Quais são os benefícios Controlados

– Vale Refeição;

– Vale Transporte;

– Vale Alimentação;

– Vale Combustível;

– Vale Presente;

– Vale Cultural;

– Assistência Médica;

– Assistência odontológica;

– Seguro de Vida.

 Oferece Consultoria Trabalhista – Quais?

Análise dos processos

– Admissão – documentação funcional -prontuários de funcionários;

– Cadastros;

– Registro de ponto de jornada de trabalho;

– Folha de pagamento;

– Encargos sociais – INSS/FGTS;

– Autônomos;

– Rescisões de contrato de trabalho;

– Férias;

– RAIS e DIRF;

– Benefícios.

Exemplos de Vulnerabilidade Passíveis de Identificação:

 – Férias vencidas;

– Riscos de processos trabalhistas;

– Falhas no cálculo de adicionais e descontos;

– Falta de adequação às exigências dos sindicatos.

Escalabilidade das soluções

À medida que um negócio se expande ou tem planos de crescimento, muitos de seus departamentos escalonam ao mesmo tempo. Em geral, serviços terceirizados são mais facilmente escaláveis, pois você pode apenas solicitar a ampliação do contrato original.

Otimização do tempo da equipe interna

A equipe interna é formada pela contratação direta e tem por finalidade produzir o serviço final oferecido pela empresa. Quando a organização opta pela terceirização do Departamento de Recursos Humanos ou comumente chamado de RH, há uma significativa otimização do tempo gasto pela equipe interna com as atividades prestadas. A empresa ganha uma segmentação adequada de suas áreas e os procedimentos se tornam mais profissionais.

A terceirização proporciona um suporte especializado para montar uma estrutura de Recursos Humanos – RH ideal na empresa, minimizando a sobrecarga de trabalho dos colaboradores para que eles possam dar atenção às tarefas que realmente importam na empresa e gerem mais lucro.

Redução de Riscos Passivos

O gestor que não precisa se preocupar com questões trabalhistas e de gerenciamento de pessoal pode manter o foco em suas obrigações principais. Com isso, a produtividade aumenta e os prejuízos ocasionados pelos riscos da atividade são minimizados.

Além disso, passa a ser preocupação da terceirização questões que possam causar aborrecimento e gastos com futuras ações judiciais, se não forem analisadas conforme a lei. Vejamos algumas:

  • Verificar ascondições adequadas de ambiente de trabalho;
  • Controlar o fluxo de saída, entrada ou sobrecarga de horas extras;
  • Identificação de trabalhos que precisam de adicionais;
  • Fiscalizar o cumprimento de intervalos e descansos legais previstos em lei;
  • Esclarecimento sobre dúvidas com questões trabalhistas em geral.

Por conseguinte, podemos citar diversos riscos que uma empresa pode evitar com a terceirização do RH. Mas, o mais importante é lembrar que passar por reclamações trabalhistas gera um dano muito maior no orçamento empresarial. Por isso, a terceirização do DRH é considerada um investimento.

Redução do fluxo de trabalho

Em meio à opção de terceirização vantagens e desvantagens, a diminuição dos custos é o principal motivo que leva as empresas a terceirizar o DRH. Os primeiros custos a serem evitados está na diminuição com a contratação e pagamento de pessoal, afinal, os colaboradores não precisaram estar envolvidos em procedimentos administrativos de recursos humanos.

Mas não para por ai, outra consequência imediata da redução do passivo trabalhista é atenuação de compras com máquinas e produtos. Imagine: se a empresa emprega pessoal para determinada área, ela precisa investir em computadores, mesas, materiais de escritório, além de disponibilizar salas para o novo departamento.

Fora isso, se há uma parceria com uma empresa especializada em DRH, certamente haverá também novos procedimentos a serem internalizados que aumentarão a produção e diminuirão seus custos, tornando a empresa mais competitiva no mercado.

Aumento da eficiência operacional

Quando a organização não tem procedimentos padronizados e processos internos predefinidos, a tomada de decisão é demorada, ocasionando a perda de oportunidades e desperdício de tempo e produção. Isso gera um impacto negativo em todo o sistema empresarial.

A terceirização de RH proporciona confiança ao gestor, que pode contar com o apoio imediato de profissionais experientes e qualificados que auxiliarão a montar estratégias coerentes para aproveitar o melhor de cada colaborador e ramo da empresa, indicando saídas rápidas e já estipuladas para os eventuais problemas que surjam no dia a dia organizacional.

Desvantagens da terceirização de DRH

Controle reduzido sobre o Departamento

Apesar de os profissionais contratados estarem ao seu dispor, eles não respondem totalmente a você ou à sua empresa. A terceirizada ainda tem algum controle sobre os métodos de serviço e impõe suas próprias restrições ao longo do tempo.

Em alguns casos, isso não é um problema, mas em outros contextos, tais condições podem limitar um pouco a eficiência do setor.

Menor integração com a equipe

Times terceirizados, em alguns casos, podem ter uma rotatividade um pouco elevada. Isso acontece pelo remanejamento dos profissionais, o que está fora do seu controle. Uma consequência disso é que, dependendo dessa volatilidade, a sua empresa e equipe podem não conseguir consolidar a atuação do setor.

Considerando que o DRH é conhecido como o “coração da empresa”, isso pode se tornar um problema com o tempo. Portanto, muitos serviços dessa área são progressivamente “desterceirizados”. Se o seu quadro de profissionais de DRH continuar inteiramente terceirizado por muito tempo, pode ser que você tenha algumas complicações.

Insatisfação dos colaboradores

As mudanças abruptas que passarão à empresa podem assustar muita gente, ocasionando problemas de insatisfação interna. As alterações na estrutura de colocação de pessoal normalmente geram conflitos de interesse, prejudicando a produção.

É comum ocorrer um entendimento, por parte dos colaboradores, que a terceirização esteja acontecendo para que possíveis demissões sejam feitas. Afinal, com a terceirização, ficará difícil aproveitar quem trabalhava no setor de recursos humanos, mesmo que esses já estejam treinados.

Riscos com a segurança da informação

Se você está contratando pessoas que estão fora do ambiente de trabalho da organização e que ainda não foram selecionadas por você, certamente já sabe que está assumindo o risco de informações confidenciais da empresa serem vazadas.

Nesse caso, é aconselhado o uso de softwares de proteção que restrinjam o acesso a certos dados, além de ser possível também acrescentar uma cláusula de confidencialidade no contrato de terceirização, prevendo multas e rescisão contratual.

Ser criterioso ao escolher a empresa de terceirização de DRH é fundamental. As informações dos colaboradores, como registros médicos, folhas de pagamento, indenizações e documentos pessoais estarão à disposição de outra empresa, existindo aqui também o risco de informações confidenciais serem comprometidas, gerando inclusive ações judiciais contra a sua empresa.

Custos ocultos

A sua organização fechará um contrato com a empresa terceirizada. Assim, serviços e qualquer outro ponto que não esteja coberto pelo documento, a terceirizada não precisará cumprir. É nesse cenário que você poderá ser obrigado a arcar com as despesas de procedimentos que não são cobertos ou então pagar taxas adicionais para que a própria empresa terceirizada preste o serviço.

Soma-se a essa eventual despesa, os valores gastos com assessoria jurídica para esclarecer as dúvidas legais da negociação e para revisar o contrato oferecido pela empresa terceirizada. É essencial conhecer bem todas as normas que envolvem qualquer transação antes de fechá-la. Lembre-se de que a empresa firma esse tipo de contrato o tempo todo, mas você, não. Fique atento!

Perda do controle gerencial

Quando sua empresa contrata outra para executar as funções que caberiam a um departamento inteiro, acaba, também, sendo transferido todo o controle gerencial. Assim, é muito importante analisar os poderes e deveres da companhia terceirizada e a sua influência direta e indireta na organização, afinal, os padrões de procedimento serão diferentes.

Ocorre a perda do vínculo com os colaboradores e a organização corre o risco de se tornar refém dos serviços prestados pela terceirização, até mesmo chegar ao ponto de ser administrada.

Desse modo, é muito importante que antes de contratar uma empresa para gerir a área de recursos humanos, pesquise sobre a terceirização, vantagens e desvantagens. Ainda, conheça o histórico da empresa no mercado, buscando uma parceira ideal para atingir os seus objetivos, otimizando o método de trabalho da organização.

Não se esqueça de que em primeiro lugar deve-se buscar uma equipe qualificada, independentemente de o trabalho ser feito internamente ou por meio de terceirização. Fique atento aos procedimentos adotados e fiscalize o andamento das atividades.

Se com essas orientações ficou mais fácil para você decidir sobre a terceirização, conheça mais dicas para sua empresa, para isso, acesse nosso site: www. Zanixbrasil.com.b

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